Stališče ZNS glede dostopa do arhiva nadzornega sveta po prenehanju funkcije člana NS

Strokovni svet ZNS opozarja, da imajo nekdanji člani nadzornega sveta družbe pravico do dostopa do arhiva nadzornega sveta iz časa mandata tudi po prenehanju funkcije in sicer za čas do poteka zastaralnih rokov za morebitne tožbe. Družba je nekdanjemu članu nadzornega sveta dolžna omogočiti dostop do arhiva nadzornega sveta. Priporoča se, da se to področje uredi v dvostranski pogodbi o nerazkrivanju in varovanju zaupnih podatkov že ob nastopu mandata člana. S tem se nekdanjemu članu nadzornega sveta omogoča dokazovanje dolžne skrbnosti za morebitne tožbe do poteka zastaralnih rokov. Po poteku teh rokov pa priporočamo nadzorovan razrez tiskanih gradiv oziroma izbris podatkov na vseh elektronskih medijih.

NAMEN ZNS
Z digitalizacijo poslovanja družb in dela nadzornih svetov je gradivo članom nadzornih svetov postalo dostopno predvsem z uporabo sodobne tehnologije v različnih aplikacijah, preko portalov ali drugih rešitev v družbi. V mnogih družbah tudi medsebojna korespondenca med člani nadzornega sveta poteka v okolju teh sodobnih tehnologij ali preko za ta namen posebej oblikovanih osebnih elektronskih naslovov z domeno družbe. V praksi se zdaj člani nadzornih svetov, ki jim je potekel mandat, srečujejo z izzivi glede uveljavljanja pravice do dostopa do elektronskega arhiva nadzornega sveta. Enako sicer velja za pravico nekdanjega člana nadzornega sveta do dostopa do arhiva tudi, če so člani nadzornega sveta gradiva prejemali v tiskani obliki. Namen tega stališča je družbam in članom priporočiti ustrezno ureditev tega področja.

UREDITEV DOSTOPA DO ARHIVA NADZORNEGA SVETA
Priporočamo, da družbe ob nastopu mandata člana nadzornega sveta z njim sklenejo dvostransko pogodbo o nerazkrivanju in varovanju zaupnih podatkov, ki med drugim opredeljuje tudi pravico člana nadzornega sveta do dostopa ali izročitve celotnega arhiva nadzornega sveta iz časa njegovega mandata tudi po prenehanju mandata temu članu in sicer za čas do poteka zastaralnih rokov za morebitne tožbe.

Priporočamo, da družbe v skladu z varnostno politiko in politiko varovanja poslovnih skrivnosti v internih aktih opredelijo postopek izročitve arhiva ob zaključku mandata ali na osebno zahtevo nekdanjega člana nadzornega sveta, če zastaralni roki za morebitne tožbe zoper člana nadzornega sveta še niso potekli.

Priporoča se, da družba ob zaključku mandata nekdanjemu članu nadzornega sveta izroči arhiv sej nadzornega sveta na ustreznem nosilcu podatkov oziroma mu še naprej omogoči elektronski dostop do arhiva z uporabo gesla do poteka zastaralnih rokov za morebitne tožbe. Kjer je nekdanji član nadzornega sveta z uporabo aplikacije ali portala za digitalno poslovanje nadzornega sveta lahko na dokumentih v elektronski obliki delal osebne zapiske in komentarje na dokumentih, naj so tudi ti del arhiva gradiv.
Poleg tega naj je nekdanjemu članu nadzornega sveta omogočen tudi dostop do vse elektronske komunikacije, če je ta potekala z uporabo elektronskega naslova, ki ga je družba zagotovila vsem članom nadzornega sveta in je bil po poteku mandata ukinjen ali če je elektronska korespondenca med člani potekala v aplikaciji ali portalu za digitalno poslovanje nadzornega sveta.

UREDITEV V POSLOVNIKU NADZORNEGA SVETA
Priporočamo, da se v poslovniku nadzornega sveta glede ureditve tega področja posebej opredeli sklenitev posebne dvostranske pogodbe o nerazkrivanju in varovanju zaupnih podatkov, ki jo član nadzornega sveta sklene ob nastopu mandata in vključuje tudi ureditev pravic do dostopa do arhiva nadzornega sveta tudi po prenehanju funkcije za čas do poteka zastaralnih rokov za morebitne tožbe.

OSEBNA ODGOVORNOST ZA HRAMBO IN VARNOST ARHIVA
Tako kot v času mandata mora nekdanji član nadzornega sveta družbe tudi po prenehanju funkcije skrbeti za varnost in ustrezno hrambo osebnega arhiva nadzornega sveta iz časa svojega mandata (v elektronski in/ali tiskani obliki). Priporočamo, da arhiv hrani vsaj do poteka zastaralnih rokov za morebitne tožbe. Po poteku teh rokov pa priporočamo nadzorovan razrez tiskanih gradiv oziroma izbris podatkov na vseh elektronskih medijih.
Področje osebne odgovornosti se natančneje opredeli v dvostranski pogodbi o nerazkrivanju in varovanju zaupnih podatkov, ki jo član nadzornega sveta z družbo podpiše ob nastopu funkcije.