Politika zasebnosti

POLITIKA ZASEBNOSTI - UPRAVLJANJE IN VAROVANJE OSEBNIH PODATKOV

Ta politika zasebnosti ureja zbiranje, hrambo in obdelavo osebnih podatkov, ki jih ZNS zbira od vas, ko se naročite na prejemanje vsebin kot so e-novice, vabila na dogodke, publikacije in ostali produkti Združenje nadzornikov Slovenije (ZNS).

Združenje nadzornikov Slovenije (ZNS) spoštuje vašo zasebnost in se zavezuje, da bo pridobljene osebne podatke varovalo v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1) in Pravilnikom o varovanju osebnih podatkov, in jih bo uporabljal izključno za namene, navedene v namenu obdelave.

ZNS pridobiva osebne podatke skladno z zakonom ZVOP-1, na podlagi zakona oz. na podlagi osebne privolitve posameznikov. Posameznik je pred privolitvijo k obdelavi osebnih podatkov pisno ali in na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.

Osebni podatki se zbirajo v primeru, če pri nas naročite določeno storitev, oziroma ko se preko te spletne strani opravi določena transakcija na vašo zahtevo, kot npr. včlanitev v ZNS, vpis v bazo članov nadzornih svetov, prijava na usposabljanje, seminar, posvet, konferenco ali srečanje, prijava na elektronske novice ZNS ter v primeru posredovanja informacij o dejavnostih ZNS.

Osebne podatke hranimo v pisni oz. elektronski obliki. Po prenehanju potrebe po vodenju podatkov, izpolnitvi namena zbiranja osebnih podatkov ali na podlagi odjave oziroma zahteve za izbris osebnih podatkov, se podatki trajno in dokončno izbrišejo.

UPRAVLJAVEC

Upravljavec osebnih podatkov v pomenu, kot ga določata Splošna uredba EU o varstvu osebnih podatkov in veljavni zakon, ki ureja varstvo osebnih podatkov – GDPR je:

Združenje nadzornikov Slovenije, Dunajska cesta 128a, 1000 Ljubljana
Telefon: +386 1 530 86 40
e-naslov: info@zdruzenje-ns.si
Spletna stran: www.zdruzenje-ns.si

VRSTE OSEBNIH PODATKOV

1. člen

ZNS lahko zbira, obdeluje in uporablja naslednje osebne podatke:

• ime in priimek,
• podatek o članstvu v ZNS (datum včlanitve / izčlanitve, zgodovina članstva),
• podatek o članstvu v organih nadzora, upravnih odborih in revizijski komisiji (naziv družbe, mandat, predstavnik kapitala/zaposlenih),
• kontaktni elektronski naslov,
• kontaktno telefonsko številko,
• naslov stalnega ali/in začasnega prebivališča,
• rojstni datum,
• podatek o izobrazbi,
• udeležba na izobraževanjih, seminarjih, posvetih, izpitih in ostalih dogodkih ZNS (čas, datum in vrsto),
• naziv plačnika članarine, seminarjev, delavnic, posvetov in izobraževanja,
• slikovni in zvočni posnetki z dogodkov ZNS,
• podatki o obisku spletne strani, kot npr. IP naslov, preko katerega se dostopa do interneta,
• datum in čas dostopa do spletne strani,
• arhiv komunikacije,
• druge osebne podatke, ki jih fizična oseba prostovoljno posreduje ZNS.

NAMEN OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV

2. člen

ZNS je strokovna, nepridobitna in nevladna organizacija, ki povezuje člane nadzornih svetov (NS), upravnih odborov (UO) ter druge deležnike korporativnega upravljanja. Iz česar izhaja tudi namen zbiranja, obdelave, shranjevanja in uporabe podatkov pravnih oseb in osebnih podatkov fizičnih oseb:

Navedene podatke uporabljamo za potrebe opravljanja storitev po pogodbi o članstvu oz. drugi pravni podlagi (prijava na dogodek, vloga za pridobitev Certifikata ZNS,…), za obveščanje (npr. pošiljanje novic, opomnikov in napovednikov dogodkov, računov, izvajanje storitev) in neposredno trženje (pošiljanje informativnega gradiva in ponudb).

ZNS lahko zbira, obdeluje in uporablja v prejšnjem členu naštete osebne podatke za naslednje namene:

• vodenje registra članov ZNS,
• vodenje evidence članov nadzornih svetov v slovenskih gospodarskih družbah,
• vodenje registra imetnikov 'Potrdila za nadzornike',
• vodenje registra imetnikov 'Potrdila za sekretarje',
• vodenje registra imetnikov 'Certifikata ZNS',
• obveščanje glede izobraževanja in certificiranja znanj članov NS,
• obveščanje o pomembnih informacijah, ki se nanašajo na delo nadzornih organov, spremembah domače in mednarodne zakonodaje, sodne prakse in dobre prakse korporativnega upravljanja ter o pomembnih mednarodnih dogodkih, izobraževanjih, posvetih, mnenjih, poročilih, kodeksih, ki jih izdajajo mednarodne izobraževalne in raziskovalne institucije, pa tudi tuje vlade in državni organi,
• komunikacije s člani ZNS in širšo strokovno javnostjo preko elektronskih novic,
• informiranja o drugih storitvah ZNS (strokovna srečanja, posveti, delovanje organov ZNS,…),
• trženjskih aktivnosti, vezanih na dejavnost Združenja in marketinške dejavnosti,
• za statistično in znanstveno raziskovalne namene (3. člen),
• pripravo in izvedbo različnih raziskav na področju korporacijskega upravljanja in sodelovanja z ustreznimi raziskovalnimi, izobraževalnimi in strokovno razvojnimi institucijami na področju korporativnega upravljanja (3. člen),
• pravno svetovanje v okviru brezplačne pravne pomoči in pomoč pri iskanju ustrezne pravne strokovne pomoči (6. člen),
• z namenom statistike obiska, administriranja in analize obiska spletne strani ZNS. (5. člen).

3. člen

ZNS kot organizacija, katere bistvena dejavnost je izobraževanje in raziskovalna dejavnost, občasno sodeluje tudi z drugimi družbami in fizičnimi osebami, ki opravljajo določene omejene storitve v imenu ZNS, kot je npr. internet gostovanje, pošiljanje elektronske pošte, odgovarjanje na vprašanja članov, raziskovalna dejavnost…

ZNS skladno z naravo in namenom svoje dejavnosti lahko izvaja statistično ali znanstveno-raziskovalno dejavnost tudi v sodelovanju z izbranim partnerjem – zunanjo raziskovalno in razvojno institucijo in/ali nudi pomoč in sodelovanje dodiplomskim in podiplomskim študentom in mladim raziskovalcem, ki opravljajo svojo zaključno nalogo iz teme, ki ustreza dejavnosti ZNS in ki z ZNS sklenejo pogodbo sodelovanju pri raziskovalni dejavnosti oziroma mentorstvu. Ob soglasju posameznika se za potrebe opravljanja takšnih raziskav lahko posredujejo osebni podatki drugemu pogodbenemu obdelovalcu za namene anketnih in podobnih statističnih raziskav ter znanstveno - raziskovalne dejavnosti. Rezultati takšnih raziskav se objavijo v anonimizirani obliki. Zunanji partner ne sme uporabljati tako pridobljene osebne podatke za noben drug namen in jih mora po zaključku statistične ali raziskovalne dejavnosti vrniti ZNS ali/in uničiti vse morebitne nosilce teh podatkov.

4. člen

Dogodki, ki jih organizira ZNS ali pri katerih ZNS sodeluje, se lahko snemajo slikovno (video posnetki) in/ali zvočno (zvočni posnetki) ali/in se fotografirajo. Udeleženci dogodkov so s tem seznanjeni in podajo tudi predhodno soglasje s prijavo na posamezni dogodek. Posnetki dogodkov se lahko objavijo v marketinški namene ali namene seznanitve javnosti z vsebino dogodkov. Vsak posameznik ima pravico, da od ZNS pisno zahteva, da umakne slikovni podatek, na katerem je prepoznavna njegova upodobitev. ZNS bo takšen posnetek ali fotografijo nemudoma po pisni zahtevi umaknilo iz strežnika, vendar pa ne more odgovarjati za objavo fotografij ali posnetkov, ki jih posnamejo druge osebe. ZNS s slikovno dokumentacijo ravna skrbno in v skladu z zakonodajo.

5. člen

Na spletni strani se zbirajo podatki o obisku z uporabo storitve Google Analytics. Zbirajo se vsi podatki, ki jih obdeluje omenjena storitev.

Pri elektronskih sporočilih se dodatno zabeleži tudi ime in elektronska pošta uporabnika, ki je prebral sporočilo oz. kliknil na posamezno povezavo. ZNS lahko uporabi tehnologijo, ki javlja, da je uporabnik kliknil na povezavo, ki je bila navedena v elektronski pošti. To informacijo lahko združimo z osebnimi podatki z namenom, statistike in analize obiska.

Vsaka elektronska pošta vsebuje povezavo, ki omogoča, da se prekine prejem takšne elektronske pošte. Od prejemanja obvestil se lahko uporabnik kadarkoli tudi s sporočilom o odjavi na e-naslov: info@zdruzenje-ns.si.

Vsi tako pridobljeni osebni podatki so shranjeni v bazi in zavarovani na standardni način varovanja vsebine in v skladu s Pravilnikom o varovanju osebnih podatkov, dostop do podatkov pa imajo administratorji spletne strani z uporabniškim imenom in geslom.

PRAVICA DO HITRE STROKOVNE POMOČI (ODGOVORI N PRAVNA VPRAŠANJA ČLANOM ZNS) IN POGOJI

6. člen

ZNS svojim članom nudi pomoč tudi v obliki hitre strokovne pomoči - pravnega svetovanja. Za te namene ima ZNS sklenjeno pogodbo z zunanjim pravnim svetovalcem, v kateri imata urejeno tudi varovanje osebnih podatkov. Ker gre v primeru hitre strokovne pomoči - pravnega svetovanja pogosto za občutljive podatke, katero posredovanje nepooblaščenim osebam, bi lahko predstavljajo škodo za posameznika kot tudi za družbo in v nekaterih primerih tudi za tretje osebe, je pogodbeni svetovalec izrecno zavezan k varovanju osebnih podatkov in ustreznemu ravnanju z njimi. Zaradi pravilnosti odgovora in pravnega svetovanja, je nujno, da ima pogodbeni svetovalec na voljo vse informacije, ki so vezane na vprašanje in pomembne za strokovno pomoč oz. svetovanje. Član, ki  izkoristi pravico do hitre strokovne pomoči - pravnega svetovanja, je s tem seznanjen in s tem, ko poda vprašanje, se tudi strinja s takšnimi pogoji hitrega pravnega svetovanja.

V kolikor se izkaže za potrebno, lahko ZNS pogodbenemu svetovalcu posreduje kontaktne podatke člana, ki je podal pravno vprašanje, vendar mora za to član podati soglasje (pisno ali ustno).

Odgovori članov na pravna vprašanja se objavljajo na spletni strani ZNS pod rubriko svetovanje. Odgovori se objavljajo izključno v anonimizirani obliki (brez osebnih podatkov članov, družbe in vseh podatkov, ki bi kakorkoli lahko izdale identiteto družbo, za katero se gre ali identiteto oseb, na katere se pravni nasvet nanaša.

Odgovori v okviru hitre strokovne pomoči - pravnega svetovanja so na vpogled vsem članom ZNS na spletnih straneh ZNS.

SOGLASJE

7. člen

Osebne podatke, ki nam jih posredujete ob prijavi na e-novice, dogodke in ostale produkte ZNS obdelujemo z vašim jasnim in nedvoumnim soglasjem, ki temelji na členu 6 (1), (a) Splošne uredbe EU o varstvu osebnih podatkov (GDPR). Z namenom izboljšave kakovosti naših produktov in storitev in za statistične namene, v zvezi z elektronskimi sporočili, ki vam jih pošiljamo, obdelujemo tudi podatke o prikazih prejetih sporočil in klikih na povezave v prejetih sporočilih.

Soglasje za obdelavo osebnih podatkov podate ob prijavi na dogodek, včlanitvi ali prijavi na prejemanje obvestil. Svoje soglasje lahko kadarkoli umaknete s klikom na povezavo "odjava", ki se nahaja v nogi vsakega sporočila, ki ga prejmete od ZNS oz. preko elektronske pošte na naslov: info@zdruzenje-ns.si. V primeru umika soglasja, ne bomo več uporabljali vaših osebnih podatkov za obveščanje o vsebinah ZNS (e-novicah, dogodkih / izobraževanjih ZNS, storitvah ZNS). Morebiten umik soglasja ne vpliva na zakonitost obdelave vaših osebnih podatkov v času, preden je bil umik podan.

VAŠE PRAVICE

8. člen

V skladu z določili Splošne uredbe EU o varstvu osebnih podatkov (GDPR) imate pravico do dostopa do vaših osebnih podatkov, pravico do popravka, pravico do izbrisa (»pozabe«), pravico do prenosljivosti, pravico zahtevati omejitev obdelave osebnih podatkov in pravico do ugovora.

Pri uveljavljanju vseh vaših pravic ali pri pridobivanju dodatnih informacij se lahko obrnete na e-naslovu:info@zdruzenje-ns.si.si. Vašo vlogo bomo obravnavali in nanjo odgovorili v skladu z GDPR.

Če menite, da so kršene vaše pravice ali predpisi o varstvu osebnih podatkov se lahko pritožite pristojnemu državnemu organu: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije (Zaloška 59, 1000 Ljubljana, telefon: 01 230 97 30, faks: 01 230 97 78, e-pošta: gp.ip@ip-rs.si).

ČAS HRAMBE OSEBNIH PODATKOV

9. člen

ZNS hrani vaše osebne podatke toliko časa, kolikor je to potrebno za namen obdelave (2. člen), na katero ste podali svoje soglasje. V primeru, da ne želite več prejemati vsebin s strani ZNS in se od njih odjavite ali v primeru, da umaknete svoje soglasje za obdelavo osebnih podatkov za ta namen, bomo vaše podatke v sistemu ZNS izbrisali oz. blokirali in vaših podatkov več ne bomo uporabljali za ta namen.
Rok hrambe osebnih podatkov se lahko razlikuje glede na veljavno sektorsko zakonodajo (npr. zakonodaja s področja davkov, računovodstva). V primeru, ko veljavna sektorska zakonodaja določa obvezne roke za hrambo osebnih podatkov, ZNS izbriše osebne podatke po poteku z zakonom predpisanega obveznega roka.

UPORABNIKI IN OBDELOVALCI OSEBNIH PODATKOV IN ODGOVORNA OSEBA

10. člen

Uporabniki podatkov so administrator spletne strani in zaposleni na ZNS. Dostop do osebnih podatkov je dovoljen le pooblaščenim zaposlenim v ZNS in pogodbenim obdelovalcem (kot na primer izdelovalci in vzdrževalci računalniških aplikacij, spletnih mest in informacijskih storitev, razvijalci in uvajalci programskih rešitev, zastopniki pri sklepanju in izvrševanju pogodb, vključno z izterjavo in morebitnimi sodnimi postopki), v obsegu in z namenom, ki je nujno potreben za nemoteno izvajanje delovnih procesov, zagotavljanje storitev ZNS in izpolnjevanje pravic in obveznosti iz sklenjenih pogodbenih razmerij.

Nekatere organizacije oz. podjetja, ki jim kot našim obdelovalcem lahko razkrivamo vaše osebne podatke, imajo lahko sedež zunaj Evropske unije, v državah, ki morda nimajo zakonov, ki varujejo pravico do varstva osebnih podatkov na enak način kot v Evropski uniji oz. Sloveniji. V primeru, da bodo vaši osebni podatki preneseni v tretje države (izven EU in EGP), bomo poskrbeli za zagotovitev in uresničevanje ustreznih ukrepov za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov ter temeljnih pravic in svoboščin posameznikov, skladno z veljavnimi nacionalnimi in EU predpisi in to Politiko zasebnosti, tako da bomo uporabili predvidene mehanizme, kot so zavezujoča poslovna pravila, standardne pogodbene klavzule idr.

Na vprašanja o zaupnosti vaših podatkov, načinu zbiranja in uporabe podatkov ali želje po dodatnih informacijah, vam bo odgovorila odgovorna oseba za upravljanje s podatki:

Združenje nadzornikov Slovenije
mag. Irena Prijović
Dunajska cesta 128a, 1000 Ljubljana
T: +386 (1) 530 86 40
E: irena.prijovic@zdruzenje-ns.si

SPLOŠNA DOLOČILA

11. člen

ZNS ne odgovarja za morebitne napake, ki so posledica posredovanja napačnih podatkov. V primeru sprememb, potrebnih dopolnitev ali napačnih osebnih podatkih, lahko člani ZNS preverijo in po potrebi spremenijo oziroma dopolnijo svoje podatke, vnesene ob prijavi v članstvo, na svoji članskih straneh. Vsi ostali pa s sporočilom na elektronski naslov: info@zdruzenje-ns.si.

12. člen

Ko posamezniku preneha članstvo oziroma izstopi iz članstva v ZNS, se njegovi podatki trajno izbrišejo, razen če obstaja druga pravna podlaga za hrambo njegovih osebnih podatkov.

13. člen

Ker obstajajo na spletni strani ZNS določene povezave na druge spletne strani, ki niso v nikakršni povezavi z ZNS, ZNS ne prevzema nobene odgovornosti za zaščito podatkov na teh spletnih straneh.

SPREMEMBE POLITIKE ZASEBNOSTI

14. člen

O morebitnih vsebinski spremembi politike vas bomo obveščali preko elektronske pošte, katere naslov ste nam posredovali, le v primeru, da gre za bistvene spremembe, ki vplivajo na obdelavo osebnih podatkov. Vsi, ki ob prijavi niso zapisali naslova elektronske pošte oziroma so navedli napačen podatek, si bodo lahko na tej spletni strani ogledali veljavno izjavo.

Če uporabnik po spremembi Politike zasebnosti nadaljuje z uporabo spletnih strani ZNS, uporabo uporabniškega računa ali koriščenjem storitev ZNS se šteje, da se s spremembami strinja.