Seznanitev s pravili za udeležbo in glasovanje na skupščini po ZIUOPDVE kot podlaga za soglasje nadzornega sveta za izvedbo elektronske ali virtualne skupščine
1. ZIUOPDVE in njegove rešitve na področju korporacijske zakonodaje
Dne 27. 11. 2020 je bil v Uradnem listu RS objavljen Zakon o interventnih ukrepih za omilitev posledic drugega vala epidemije COVID-19 (ZIUOPDVE), ki se je pričel uporabljati dne 28. 11. 2020. ZIUOPDVE (med drugim) določa tudi prilagoditve korporacijske zakonodaje z namenom olajšanja skupščinskega odločanja v času trajanja epidemije COVID-19.
Določila interventne zakonodaje omogočajo, da se skupščine izvedejo kot elektronske skupščine (torej brez fizične prisotnosti delničarjev), četudi takšne možnosti družbe v statutu nimajo opredeljene. Prav tako ZIUOPDVE uvaja možnost izvedbe virtualne skupščine, ki poteka izključno v digitalnem okolju in ki je naša korporacijska zakonodaja doslej ni poznala.
Skladno z določili členov 72/1 in 73/1 ZIUOPDVE mora poslovodstvo za sklic elektronske ali virtualne skupščine pridobiti soglasje nadzornega sveta, medtem ko lahko pravila postopka virtualne in elektronske skupščine sprejme samo (glej člen 72/3 in 73/3 ZIUOPDVE). Ne glede na navedeno je priporočljivo, da poslovodstvo nadzornemu svetu ob odločanju o soglasju k sklicu tovrstnih skupščin predloži v seznanitev tudi pravila postopka, in sicer tako virtualne kot tudi elektronske skupščine, nenazadnje gre za način skupščinskega odločanja, ki ima določene posebnosti in omejitve.
2. Pravila za udeležbo in glasovanje na elektronski oziroma virtualni skupščini skladno z ZIUOPDVE
Oba načina izvedbe skupščine skladno z ZIUOPDVE zahtevata sprejem pravil postopka, ki so jih družbe dolžne objaviti na mestih, sicer predvidenih za objavo sklica skupščine, najpozneje do dneva skupščine. Zaradi kompleksnosti vprašanj in priprav, vezanih na izvedbo elektronske in virtualne skupščine je ne glede na zakonski skrajni rok smiselno, da družbe pravila postopka objavijo obenem s sklicem skupščine in tako delničarjem omogočijo dovolj časa za pripravo in razrešitev morebitnih odprtih vprašanj v zvezi z njihovo izvedbo.
Z namenom vzpostavitve dobre prakse ter poenotenja izvedb elektronskih in virtualnih skupščin v Republiki Sloveniji je SDH, d. d. (SDH) na svoji spletni strani dne 30. 11. 2020 objavil tri vzorce pravil za izvedbo skupščin, in sicer za družbe, ki imajo podlago za izvedbo elektronske skupščine že urejeno v statutu, za preostale družbe pa pravila za izvedbo elektronske oziroma virtualne skupščine neposredno na podlagi določil ZIUOPDVE.
Vzorci pravil, ki si v vseh treh inačicah v bistvenih rešitvah sledijo, lahko družbam nudijo ustrezno podlago za pripravo pravil za izvedbo elektronskih in virtualnih skupščinah. Ne glede na navedeno pa bo uporaba teh pravil oziroma potreba po njihovi spremembi v veliki meri odvisna od tehničnih rešitev in njihovih funkcionalnosti, izbranih oziroma razvitih s strani družb za izvedbo tovrstnih skupščin. V tem okviru je priporočljivo, da družbe v odvisnosti od izbranih tehničnih rešitev za izvedbo skupščin v pravilih postopka določno opredelijo tudi, kakšne tehnične zahteve morajo delničarji (oziroma njihovi pooblaščenci) izpolnjevati, da se bodo lahko udeležili skupščine oziroma opravili postopek identifikacije in avtentikacije, ki je pogoj za pristop, udeležbo in sodelovanje na skupščini (npr. kateri brskalnik morajo uporabljati, kakšno zmogljivost internetne povezave morajo imeti, itd.).
Poslovodstva morajo biti pri morebitni izbiri zunanjega izvajalca oziroma pripravi pravil postopka, nadzorni sveti pa pri obravnavi sklica virtualne ali elektronske skupščine, pozorni predvsem na spodnja vprašanja:
2.1. Skrbnost pri izboru zunanjega izvajalca in izbiri nivoja zanesljivosti identifikacije
Družbe morajo skrbno izbrati morebitne zunanje izvajalce, ki jim bodo nudili potrebno strokovno in tehnično podporo pri izvedbi skupščin. Pri tem morajo pozornost usmeriti predvsem na ureditev ustreznih pogodbenih podlag z zunanjimi izvajalci in vzpostavitev ustreznih zavez v razmerju do varstva osebnih in drugih zaupnih podatkov.
Poslovodstva in nadzorni sveti morajo skrbno oceniti vsa tveganja, vezana na izvedbo skupščine brez fizične prisotnosti delničarjev in na tej podlagi določiti način in sredstva identifikacije (prepoznave) in preverjanja identitete (istovetnosti, avtentikacije) delničarjev in njihovih pooblaščencev. Pri tem se lahko odločijo za izvedbo video identifikacij po vzoru vzorcev SDH, ki z zaporednimi nizi ukrepov in preverjanji na večih nivojih zagotavljajo ustrezen nivo zanesljivosti oziroma se poslužijo drugih načinov identifikacije v skladu z določili Uredbe EU št. 901/2014 z dne 23. 6. 2014 (Uredba e-IDAS; glej predvsem določilo člena 24/1 (d)). Priporočljivo je, da se družbe poslužujejo načinov identifikacije, ki zagotavljajo vsaj srednji nivo zanesljivosti v skladu z Izvedbeno uredbo Komisije (EU) 2015/1502 z dne 8. 9. 2015 (Izvedbena uredba). Te rešitve namreč vključujejo ukrepe za preverjanje pristnosti dokazov, predloženih v postopku in vključujejo tudi ukrepe za zmanjšanje tveganj izgube, kraje, začasne razveljavitve, preklica ali izteka veljavnosti identifikacijskih dokumentov oziroma drugih dokazov, predloženih v postopku identifikacije (t.i. anti-fraud check).
Družbe morajo poskrbeti za ustrezno dokumentiranje in ohranjanje revizijske sledi za vse postopke identifikacije, saj lahko te informacije služijo kasneje kot dokaz v morebitnih postopkih, vezanih na skupščinsko odločanje.
2.2. Posebnosti izvedbe elektronskih in virtualnih skupščin in omejitev pravic delničarjev
Glede na to, da pri virtualnih skupščinah, za razliko od elektronskih skupščin, digitalna interakcija ni zgolj alternativa, temveč edina možnost prisostvovanja in glasovanja na skupščini, ZIUOPDVE določa tudi nekatere posebnosti izvrševanja delničarjeve pravice do obveščenosti pri virtualnih skupščinah in obenem tudi izključuje možnosti izpodbijanja skupščinskih sklepov iz tega razloga. Pri elektronskih skupščinah takšen odmik ni potreben, saj so slednje le dodatna izbira za delničarje. Se pa omejitve delničarjeve pravice do obveščenosti, vzpostavljene pri virtualnih skupščinah, lahko smiselno uporabijo tudi v pravilih postopka za izvedbo elektronskih skupščin (takšno rešitev uporabljajo tudi vzorci SDH).
ZIUOPDVE daje poslovodstvu pri izpolnjevanju obveznosti iz naslova delničarjeve pravice do obveščenosti določeno polje proste presoje, pri kateri pa mora poslovodstvo izkazati dolžno skrbnost in vselej ostati znotraj okvirov, ki jih zahtevajo posebnosti virtualnih (in elektronskih) skupščin. Pri tem poslovodstvu že zakon sam daje možnost, da v sklicu skupščine določi, da se morajo vprašanja družbi posredovati najmanj dva dni pred izvedbo skupščine. Poleg navedenega se lahko v pravilih postopka določijo različni pristopi, od združevanja vsebinsko podobnih vprašanj v en odgovor, do omejevanja števila vprašanj na razumno število in izbora vprašanj, ki so vsebinsko pomenljivejša in v interesu vseh (oziroma tudi drugih) delničarjev, v nemški praksi pa se pojavljajo tudi rešitve, ki dajejo prednost vprašanjem, ki jih postavljajo združenja delničarjev, institucionalni vlagatelji inj drugi delničarji s kapitalsko pomembnimi deleži. Vsakokratne odločitve, vezane na omejevanje delničarjeve pravice do obveščenosti, morajo poslovodstvo in člani nadzornega sveta skrbno pretehtati in paziti, da rešitve ne presežejo meje, ki jo pogojujejo specifičnosti izvedbe virtualne oziroma elektronske skupščine. To je predvsem pomembno pri virtualnih skupščinah, kjer delničarji nimajo alternative in kjer zgolj zakonsko dopustno omejevanje delničarjevih pravic opravičuje omejitev pravice do izpodbijanja sklepov skupščine iz tega naslova.
ZIUOPDVE ne posega v ureditev drugih članskih pravic delničarjev (izjemo predstavlja opustitev zahteve po napovedi izpodbijanja), vključno s postavljanjem nasprotnih predlogov ali zahtev za razširitev dnevnega reda. Te lahko delničarji še vedno vlagajo oziroma zahtevajo na način in v rokih, ki jih določa obstoječa ureditev v ZGD-1. Morebitne časovne omejitve pri posredovanju nasprotnih predlogov v elektronskih obliki pred skupščino (npr. najkasneje dva delovna dneva pred skupščino; glej točko 7.2. oziroma 6.2. vzorcev pravil SDH) so zato sprejemljive le, če tehnične rešitve, ki jih družba uporablja za izvedbo skupščine, omogočajo vložitev pisnega nasprotnega predloga tudi neposredno na skupščini. V nasprotnem primeru predstavlja pogojevanje odločanja o teh predlogih s predložitvijo le-teh v rokih, ki ne sledijo ZGD-1, poseg v pravice delničarjev, ki nima zakonske podlage.
2.3.Skrbnost pri preverjanju pooblastil, ki so podpisana elektronsko
ZIUOPDVE (člen 75) določa, da lahko delničarji za zastopanje na elektronski ali virtualni skupščini imenujejo pooblaščenca z uporabo elektronskih sredstev. Do sedaj so morale to možnost delničarjem omogočiti le družbe, s katere vrednostnimi papirji se trguje na organiziranem trgu. Družbe glede na določila Uredbe e-IDAS in slovenskega Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP) ne smejo zavrniti pooblastil, ki so podpisana elektronsko, zgolj zaradi njihove elektronske oblike. Vendar pa je priporočljivo, da družbe v primeru predložitve pooblastil z elektronskimi podpisi nižje ravni zaupanja (npr. elektronski podpis brez kvalificiranega potrdila), ki niso izenačene z lastnoročnim podpisom, zahtevajo dodatna dokazila, ki potrjujejo verodostojnost podpisa pooblastitelja (in s tem verodostojnost njegove izjave volje) oziroma določijo zahtevo po predložitvi izključno pooblastil z elektronskimi podpisi višje ravni zaupanja (najmanj napreden elektronski podpis skladno z Uredbo e-IDAS) .
Smiselno je, da družbe zahteve glede pooblastil, ki so podpisana elektronsko, jasno opredelijo v pravilih postopka, kjer morajo za te primere tudi izrecno določiti, da se lahko pooblastila, podpisana z elektronskim podpisom, družbi posredujejo (lahko tudi v okviru postopka identifikacije pooblaščenca) le po elektronski poti (primerjaj točko 1.2. oziroma 2.2. vzorcev pravil SDH). Elektronski podpisi lahko namreč le na ta način ohranijo pravno veljavnost.
Ljubljana, 17. 12. 2020
Pripravila: Lea Peček, strokovna sodelavka ZNS
Največkrat prenešene vsebine
