Priporočilo NS glede vodenja postopka sklepanja individualnih pogodb o zaposlitvi in poslovodenju s člani uprav

Strokovni svet ZNS članom nadzornih svetov¹ predstavlja priporočila dobre prakse za vodenje postopka sklepanja individualnih pogodb o poslovodenju in zaposlitvi s člani uprav². S tem želi opozoriti na ustrezen pristop, ki odraža dolžno skrbnost nadzornega sveta in primerno sodelovanje s člani uprave, ki so sopodpisniki teh pogodb. Nikakor pa se ne sme prepuščati vodenja celotnega postopka upravi sami.
Predvsem pa s tem priporočilom želimo presegati 'kulturo vzorcev pogodb s člani uprav', ki bi bili primerni za vse družbe ('one size fits all'), kar člane nadzornih svetov in uprav odvrača od proaktivnega pristopa pri sklepanju teh pogodb.
Ta postopek naj poteka vzporedno z imenovanjem kandidata za člana uprave in se ne začne šele po njegovem imenovanju. V kadrovskem postopku se kandidatu predstavi sestavine te pogodbe in se jih v največji možni meri dogovori še pred njegovim imenovanjem. Pomembno je, da obe strani pred podpisom pogodbe pravilno razumeta njena vsebinska določila in se ne zanašata zgolj na obstoječe pogodbe s člani uprave brez strokovnega premisleka o njihovi vsebini.
Vsebinsko primerna in dobro zastavljena pogodba je pomembna za obe strani (člana uprave in nadzorni svet, ki zastopa družbo) in upravlja pomembna tveganja, ki lahko nastanejo v postopku izvrševanja določil te pogodbe.
Člani uprav in nadzornih svetov so dolžni redno spremljati in se obdobno seznanjati z morebitnimi spremembami zakonodaje in dobro prakso na tem področju ter ob vsakem novem mandatu preveriti politiko prejemkov, če jo družba ima in vsebino obstoječe ter predlagati vsebino nove pogodbe, ne pa zgolj brez strokovnega premisleka z aneksom podaljšati obstoječo pogodbo.  

VAROVANJE INTERESA DRUŽBE
Nadzorni sveti v postopku sklepanja pogodb z upravo varujejo interes družbe in si v pogajalskem procesu zato prizadevajo za zaščito teh interesov. Hkrati pa si prizadevajo za korektne predloge v posameznih postavkah pogodbe, ki bodo sprejemljive tudi za kandidate za prevzem teh funkcij in jim nudile ustrezno varovanje njihovih interesov.

PRIPRAVA OSNUTKA POGODBE
Pogodba ureja delovnopravno, obligacijsko in korporativno razmerje med družbo in članom uprave. Osnutek pogodbe z upravo pripravi nadzorni svet oz. kadrovska komisija nadzornega sveta, če jo le-ta ima. Glede na kompleksnost in naravo pravnega razmerja ter tveganja, ki iz takšnega razmerja lahko izhajajo, se priporoča, da se osnutek pogodbe pripravi ob ustrezni strokovni pomoči. Priporoča se, da nadzorni svet ali kadrovska komisija pri tem sodelujeta z zunanjim pravnim strokovnjakom oz. posameznim članom nadzornega sveta ali kadrovske komisije, ki ima ustrezna strokovna znanja s tega področja. Ti pri pripravi osnutka po potrebi sodelujejo s kadrovsko in/ali pravno službo družbe. Osnutek pogodbe oz. njena posamezna določila nadzorni svet ali kadrovska komisija, če je le-ta imenovana, potem usklajuje s kandidatom za člana uprave.
Vsakokratni kadrovski proces za imenovanje člana naj vključuje pregled obstoječih pogodb in predloge za njihovo posodobitev. Ne le zaradi sledenja razvoja stroke na tem področju in preveritvi skladnosti s politiko prejemkov, če jo družba ima, ampak tudi zaradi dosedanjih praktičnih izkušenj in zaznanih dilem pri izvrševanju posameznih pogodbenih določil.
Ne glede na to ali gre za imenovanje novih članov uprave ali podaljšanje mandatov obstoječim članom uprave, so nadzorni sveti oz. njihove kadrovske komisije dolžne pregledati obstoječe pogodbe in jih po potrebi posodobiti.

VSEBINA POGODBE
Priporoča se, da pogodba vsebuje vsaj naslednja vsebinska področja: uvodna določila glede delovnega razmerja in trajanja mandata; obveznosti in naloge člana organa vodenja; določila glede predčasnega prenehanja mandata ter s tem povezane pravice in posledice; odpovedni rok; delovni čas in kraj opravljanja dela; prejemki; uskladitev višine prejemkov; bonitete in povračila stroškov; opredelitev variabilnega dela prejemkov in mehanizmi za zadržanje izplačila; ureditev obveznosti vrnitve variabilnega dela prejemkov; ostale pravice člana uprave; določila glede lojalnosti, integritete in poslovne skrivnosti; zavarovanje odgovornosti; določila glede varstva prepovedi konkurence; končne določbe, ki vsebujejo datum začetka uporabe pogodbe, določilo glede reševanja sporov, obdelave osebnih podatkov in dostopa do dokumentacije družbe po prenehanju mandata ter število izvodov pogodbe.

¹V enotirnem sistemu upravljanja velja za upravni odbor (UO) in člane UO, ki niso izvršni direktorji.
²Velja za poslovodstva v d.o.o. in v enotirnem sistemu upravljanja za izvršne direktorje, ki so ali niso člani UO.